Wat is de definitie van bedrijfskleding?

Bedrijfskleding is kleding die de werkgever faciliteert voor haar medewerkers om werkzaamheden zo goed, zo representatief en zo veilig mogelijk uit te voeren. Bedrijfskleding wordt ook wel beroepskleding of corporate fashion genoemd.

Feitelijk kennen we vijf verschillende categorieën bedrijfskleding en derhalve vijf verschillende soorten collecties. Respectievelijk; Hospitality kleding, werkkleding, kleding t.b.v. zorgpersoneel, horeca en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s).

Naast de veiligheid aspecten (denk aan bescherming en zichtbaarheid) en de representatieve functie van bedrijfskleding, heeft bedrijfskleding ook een essentieel effect op het teamverband binnen de organisatie.

Waarom bedrijfskleding zo belangrijk kan zijn

Bedrijfskleding zorgt voor herkenbaarheid van medewerkers en de betreffende organisatie en zorgt voor een veilige werkomgeving. Bovendien zorgt bedrijfskleding voor onderlinge gelijkheid binnen de organisatie en het draagt bij aan het comfort van de medewerkers. Last but not least, kan bedrijfskleding een uitermate positieve invloed hebben op de loyaliteit en trots om voor de betreffende organisatie te mogen werken.

“Together Everyone Achieves More”. Teamspirit is het sleutelwoord, waarbij het faciliteren van functionele en mooie bedrijfskleding bijdraagt aan de saamhorigheid binnen een team. Wetenschappelijk is bewezen dat wanneer je er als team representatief uitziet, dit resulteert in betere prestaties. Het bevordert de saamhorigheid en zorgt ervoor dat er als team gewerkt wordt, waarbij gestreefd wordt naar het hoogst haalbare.

Wanneer is bedrijfskleding “bedrijfskleding”?

Wanneer kleding uitsluitend gedragen wordt binnen het spectrum van de onderneming, ziet de belastingdienst kleding als bedrijfskleding.

Wanneer de organisatie werkkleding verstrekt, valt dit officieel onder loon in natura. Dit geldt zelfs voor de reinigingskosten. Feitelijk zou de werknemer hier inkomsten belasting over af dienen te dragen, tenzij de beschikbaar gestelde bedrijfskleding voldoet aan een van de navolgende drie voorwaarden:

1. De kleding is voorzien van logo van minimaal 70 cm2 en is contrasterend en aan de buitenzijde van de kleding bevestigd.
2. De kleding is bijna alleen maar geschikt om te dragen tijdens werk. De kleding kan dus niet of nauwelijks privé worden gedragen.
3. De kleding blijft aantoonbaar, enkel en alleen op het werk.

Succesvol inkopen van bedrijfskleding

Het definiëren en het vervolgens aanschaffen van bedrijfskleding is een intensief proces. Het goed definiëren van de werkzaamheden en de daarbij behorende functionaliteit van bijbehorende bedrijfskleding zijn heel belangrijk om het potentiële rendement van de investering te borgen en vraagt om de aandacht die het verdient. Daarnaast liggen hier ook andere doelstellingen aan ten grondslag, denk hierbij aan het zo goed mogelijk visualiseren van de corporate identity van de onderneming.

Onderstaand een aantal adviezen waarmee je geholpen kunt worden bij het succesvol inkopen van bedrijfskleding:

De prijs is een bepalende factor in de keuze van de leverancier van de bedrijfskleding in combinatie met soort kleding. Belangrijke afweging hierbij is de factor duurzaamheid. Stel dat een bepaalde broek anderhalf keer duurder is dan de andere broek maar deze gaat twee keer zo lang mee dan de goedkopere versie, is de rekensom eenvoudig te maken voor welke broek je vanuit economisch oogpunt het beste kan kiezen.  Met andere woorden,  de levensduur is een belangrijk element om een beslissing op te nemen.

Zorg dat je op voorhand bij de keuze van je leverancier en de keuze van de collectie van de beoogde bedrijfskleding weet aan welk tijdspad je verbonden bent. Kortom maak alvorens je leveranciers uitnodigt een concrete planning. Custom made bedrijfskleding vraagt bijvoorbeeld meer tijd om te realiseren dan kleding uit voorraad. Dus hoe complexer jouw doelstellingen, des te meer tijd dat het vraagt dat je ook daadwerkelijk over de bedrijfskleding kunt beschikken.

Zorg dat je draagvlak creëert met de samenstelling van de bedrijfskleding collectie bij de medewerkers die deze kleding moeten gaan gebruiken. Belangrijk is dat de medewerkers de gekozen kleding omarmen door ze bij het aanlooptraject er zelf de keuze in te laten maken. Formeer bijvoorbeeld een “werkgroep” waarbij drie of vier afgevaardigden in vertegenwoordigd zijn bij de keuze van de kleding.

Inventariseer op voorhand goed wat je nodig hebt. Maak een lijst met een aantal essentiële factoren:

• Welke afdelingen gebruiken kleding
• Wat zijn de kwaliteit criteria van de kleding gerelateerd aan de te verrichten werkzaamheden
• Voor hoeveel medewerkers is de kleding bestemd en hoeveel stuks per persoon per kledingstuk heb je nodig
• Wat is de verhouding dames/heren. Is er van de kleding ook een assortiment voor beiden
• Wat zijn de mogelijkheden qua maatverdeling van de beoogde kleding
• Voor welke periode wil je de beoogde kleding inzetten
• Welke corporate identity elementen dienen er terug te komen op de kleding
• Welke service rondom de kleding is belangrijk. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het reinigen van de kleding

Stel op voorhand een doel van hetgeen je wilt bereiken met de (nieuwe) bedrijfskleding.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan “uniformiteit” of “representatie”.

Belangrijk bij het volledige onderdeel bedrijfskleding is dat er een duidelijk projectmanagement onder ligt. Zorg dat afspraken rondom de kwaliteit, uitvoering e.d. afspraken goed gedocumenteerd zijn. Wie binnen de organisatie is of zijn verantwoordelijk voor de coördinatie (inkoop en uitgifte) van de bedrijfskleding. Wellicht dat een Kleding Management Systeem (KMS) uitkomst kan bieden om de structuur van de coördinatie van de bedrijfskleding te verbeten.

Zorg dat er ruimte is om de ingekochte kleding te kunnen ontvangen en indien gewenst dat een ijzeren voorraad kan worden opgeslagen.

Nabestellingen

Nadat de eerste kleding is gearriveerd en is verdeeld onder de medewerkers is iedereen tevreden. Maar na bijvoorbeeld een aantal maanden zijn bepaalde kledingstukken aan vervanging toe of komen er nieuwe collega’s in dienst. Hoe gaat het dan met eventuele nabestellingen? Zorg dat je dit van tevoren goed hebt doorgesproken met jouw leverancier. Bijvoorbeeld kunnen bepaalde voorraad artikelen uit de collectie zijn gehaald, waardoor repeat orders niet meer mogelijk zijn. Belangrijk hierbij op voorhand is dus om gangbare modellen te kiezen. Zogenaamd “never-out-of-stock” artikelen. Bij eventuele custom made collecties zijn er bij de fabricerende fabrieken vaak (hoge) minimale bestelhoeveelheden (MOQ’s) benodigd. Zorg dat je hier op voorhand goed van op de hoogte bent.

Tot slot, leg alle gemaakte afspraken met de gekozen leverancier vast middels een raamovereenkomst. Een dergelijk contract zorgt er voor dat gemaakte afspraken zwart op wit staan wat eventuele teleurstellingen achteraf kan voorkomen.